- استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب- التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها- استلام البريد اليومي وفرزه- تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل- استقبال الإيميلات والرد عليها- إرسال الفاكسات واستقبالها وحفظ الملفات الخاصة بالعمل- التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم- تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات تحديث التقويمات- إعداد غرف الاجتماعات ووضع خطط السفر وعمل العروض التقديمية- الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات- التأكد من تسجيل الزوار عند وصولهم لمنطقة الاستقبال وحفظ بياناتهم على الحاسوب- الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون- الحفاظ على نظام الملفات المكتبية- تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل
أكثر...