• تقديم الدعم الإداري للتقارير التنفيذية والمباشرة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وترتيب المواعيد، وترتيب السفر، وجدولة الاجتماعات والمكالمات الجماعية (الاستخدام المكثف لبرنامج MS Outlook للجدولة)• طباعة وتأليف ومراجعة وتصحيح وتحرير وتوزيع المذكرات والتقارير والرسائل والعروض التقديمية والمستندات الأخرى باستخدام معالجة الكلمات أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو تطبيقات برامج العروض التقديمية• مسؤول عن إدارة المكتب العامة اليومية، والحفاظ على سرية الملفات، وطلب اللوازم المكتبية، ومعدات الكمبيوتر، وتحديث الملفات• الحفاظ على التواصل المستمر والمنتظم مع المديرين فيما يتعلق بالقضايا الإدارية. مراجعة واعتماد تقرير التاريخ المباشر (DHR) بالعناية الواجبة• تنسيق الاجتماعات (بما في ذلك إعادة الجدولة والإلغاءات وWebEx وحجز غرف الاجتماعات ومؤتمرات الفيديو وترتيب الصوت والفيديو والطعام حسب الحاجة• توفير تغطية هاتفية احترافية في جميع الأوقات• المساعدة في المشاريع الإضافية والمهام الأخرى حسب الحاجة• الحفاظ على التقويم لفريق القيادة الإدارية وأعضاء مجلس الإدارة• أداء مهام الدعم الأخرى ذات الصلة مثل تلك المتعلقة باتصالات اجتماعات الموظفين الأسبوعية / الاتصال الهاتفي / إعداد الغرفة• مساعدة مدير العمليات• تنظيم مكتب الاستقبال، واستقبال الزوار• الرد على الهاتف ومهام الاستقبال الأخرى• إدارة التقويم والسفر• تنسيق احتياجات الغداء للعملاء والاجتماعات الداخلية• ضمان ضوابط المستندات الكافية لجميع الاتصالات داخل وخارج المنظمة وضمان وجود نظام أرشفة مناسب

أكثر...